Agenda en diensten

Gebruik Agenda om op datum te plannen. Gebruik Alle diensten om op naam te zoeken of eerdere diensten te bekijken.

Begin in Agenda

Bovenaan Agenda vat de kaart Volgende samenkomst vier onderdelen samen: Draaiboek, Team & rollen, Bevestigingen en Presenter. Kies een onderdeel met een probleem om de dienst te openen waar je dit kunt oplossen. Kies Niet meer weergeven als je dit overzicht niet nodig hebt. Via het profielmenu onder Weergave-instellingen kun je de kaart weer inschakelen. Aandacht nodig toont aanmeldingen van vrijwilligers waarover nog een beslissing nodig is.

De kalender heeft deze bediening:

Maand of Week verandert de kalenderweergave.
Alle diensten bepaalt welke diensten je ziet.
Met aanmeldingen toont diensten met aanmeldingen van vrijwilligers, zodra die er zijn.
Afwezigheid tonen voegt opgeslagen afwezigheid van actieve personen toe. De huidige maand staat ook per datum naast de kalender (of in een paneel op een kleiner scherm); personen op dezelfde datum staan bij elkaar en een opgeslagen reden staat klein onder hun naam.
Uit Google Agenda opent de import uit Google Agenda.
Met de pijlen ga je naar de vorige of volgende periode.

Kies een dienst voor Openen, Bewerken, Agenda-QR-code of Nog een zoals deze. Kies een lege datum om een nieuwe dienst te beginnen. In de weergave Week kun je ook over een tijdvak slepen om starttijd en duur alvast in te vullen.

Eén dienst of een terugkerende serie plannen

Kies Dienst plannen.
Vul titel, datum, tijd en duur in.
Kies Eenmalig, Wekelijks, Om de week, Maandelijks of Jaarlijks.
Controleer bij een herhaling vóór het aanmaken alle datums in het voorbeeld.
Kies bij Begin met:
- Lege dienst voor een leeg programma.
- Eerdere diensten om een beproefde dienststructuur opnieuw te gebruiken.
- Opgeslagen sjablonen om een vaste dienstinrichting te gebruiken.
Controleer het aantal en kies de knop om de dienst of diensten aan te maken.

Bij Eerdere diensten worden het draaiboek, de teams, rolbezetting, groepskoppelingen en het herinneringsmoment gekopieerd. Losse teamleden, reacties, externe medewerkers en bijlagen worden niet gekopieerd. Zo neem je toezeggingen en privébestanden van de vorige dienst niet per ongeluk mee.

Het venster toont de limiet van je abonnement wanneer een limiet geldt. Kun je geen dienst aanmaken, verwijder dan een overbodige toekomstige testdienst of vraag een eigenaar om Instellingen → Abonnement & facturatie te controleren.

Datums veilig aanpassen of verwijderen

Open bij een dienst Bewerken om titel, datum, tijd of duur te wijzigen. Als andere diensten dezelfde titel hebben, biedt Hub Deze dienst of Alle … met deze titel. Dit is een exacte titelovereenkomst, geen opgeslagen seriekoppeling: ook eerdere of losstaande diensten met die titel kunnen meetellen. Controleer het getoonde aantal en kies Deze dienst, tenzij iedere overeenkomst moet wijzigen.

Het verwijderen van één of alle overeenkomsten is definitief. De dienst wordt samen met programma, roostertoewijzingen en reacties, voorstellen, herinneringen, gasten, dienstbestanden en bestanden bij onderdelen verwijderd. Ongedaan maken kan niet. Het verwijderen van gekoppelde Google-kopieën wordt ingepland en kan later worden uitgevoerd.

Gebruik Nog een zoals deze als je één nieuwe dienst met dezelfde structuur nodig hebt. Ook hier worden geen losse toewijzingen, reacties, gasten of bijlagen gekopieerd.

Een dienst vinden in Alle diensten

Alle diensten heeft de weergaven Komend, Afgelopen en Alles. De zoekfunctie vergelijkt de titel en de getoonde datum. Diensten zijn per maand gegroepeerd en tonen hoeveel rollen bezet zijn en hoeveel reacties zijn afgewezen.

Gebruik Gekoppelde agenda's voor import uit Google Agenda. Iedere dienst heeft ook de actie Agenda-QR-code.

Kies Selecteren naast het aantal diensten om meerdere diensten tegelijk te wijzigen. Selecteer losse diensten, een maand of alles in de huidige weergave en kies daarna Bewerken of Verwijderen. Alleen de aangevinkte velden worden gewijzigd: titel, starttijd of eindtijd. Datums blijven gelijk; als je alleen de starttijd wijzigt, blijft de bestaande duur per dienst behouden. Verwijderen is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt. De geselecteerde diensten worden samen met programma's, roostertoewijzingen en reacties, voorstellen, herinneringen, gasten, dienstbestanden en bestanden bij onderdelen verwijderd. Hub vraagt om een tweede bevestiging. Bij Importeren + synchroniseren wordt het verwijderen van gekoppelde Google-afspraken ingepland; dit kan later worden uitgevoerd.

Als je de starttijd van een dienst wijzigt, verschuift de geplande herinnering met hetzelfde verschil en begint een nieuwe verzendronde. Een herinnering die al is verstuurd, kan daardoor opnieuw voor verzending in aanmerking komen. Open na iedere losse of bulksgewijze tijdswijziging bij alle betrokken diensten Herinnering instellen en bevestig, verplaats of schakel de herinnering uit vóór het volgende verzendmoment.

Een datum delen met een QR-code

Agenda-QR-code maakt een niet-verlopende code met de agendagegevens van de dienst. Iemand kan deze scannen om de datum aan een eigen agenda toe te voegen. De code wordt in de browser gemaakt; hij geeft geen toegang tot Hub en toont het programma niet.

Als een dienst ontbreekt of niet klopt

Wis de kalenderfilters en kies Alle diensten.
Zoek in Alle diensten en controleer Afgelopen of Alles.
Controleer de actieve organisatie en Hub-tijdzone.
Open voor een Google-dienst Uit Google Agenda, controleer account en agenda en importeer opnieuw.
Gaf aanmaken of bewerken een foutmelding, probeer het dan opnieuw. Maak pas een tweede dienst aan nadat je in Alle diensten hebt gezocht.