Een dienst plannen

Een dienst brengt de bezetting, het programma, bestanden, externe medewerkers en de voorbereiding voor Presenter bij elkaar. Begin met Team & rollen en bouw daarna het Programma.

Bepalen wie mag bewerken

Samenwerking staat standaard uit voor iedere dienst. Eigenaren, beheerders en editors kunnen de dienst blijven bewerken; uitgenodigde vrijwilligers en gasten krijgen leesrechten voor het Programma. Zij kunnen secties, duur, notities, toegewezen namen en bestanden bekijken, bijlagen downloaden en op hun eigen uitnodigingen reageren. Zij kunnen geen duur wijzigen, personen verwijderen of beheerlijsten met de reactiestatussen van andere teamleden en gasten openen.

Wil je het uitgenodigde team aan deze dienst laten meewerken?

1. Open de dienst als eigenaar, beheerder of editor.
2. Vink Samenwerking aan in de kop van de dienst.
3. Wacht op de bevestiging dat de wijziging is opgeslagen.

Zolang dit aanstaat, kan iedereen met een actieve uitnodiging voor deze dienst, ook een gast, het programma, toewijzingen en bestanden bewerken en externe medewerkers beheren. Alleen eigenaren, beheerders en editors kunnen Samenwerking zelf wijzigen. Vink het uit om genodigden weer leesrechten te geven; bestaand werk blijft in de dienst staan.

Deze keuze geldt alleen voor deze dienst. Ze geeft geen organisatiebeheer of toegang tot andere diensten. Een gast blijft een bezoeker van alleen deze dienst. Wil je iemand als planner toegang tot alle diensten geven, gebruik dan Instellingen → Teamtoegang.

Acties voor de dienst

In de kop van de dienst staan Nog een zoals deze en het menu Meer acties. Afhankelijk van je toegang bevat Meer acties:

• Agenda-QR-code — de datum delen zonder toegang tot Hub te geven.
• Herinnering instellen — per ingepland teamlid één gecombineerde roostermail plannen.
• Opslaan als sjabloon — de beproefde structuur voor volgende diensten bewaren.
• Draaiboek naar diensten kopiëren — het draaiboek naar geselecteerde diensten kopiëren.

Bij Draaiboek naar diensten kopiëren is standaard Bestaand overzicht vervangen geselecteerd. Deze keuze verwijdert definitief de huidige programmasecties, onderdelen en bestanden bij die onderdelen uit de doeldiensten en bouwt daarna het brondraaiboek opnieuw op. Er is geen herstelactie; daarom vraagt Vervangen om een tweede klik. Team & rollen, toewijzingen, reacties, externe medewerkers en bijlagen voor de hele dienst blijven staan; bestanden uit de brondienst worden niet gekopieerd. Kies Samenvoegen (aanvullen) om het bestaande programma te behouden en het brondraaiboek erachter te zetten. Controleer daarna op dubbele secties of onderdelen.

Een herinnering combineert alle rollen van één teamlid in deze dienst. Teamleden zonder e-mailadres worden overgeslagen. Voeg je na een verzonden herinnering alsnog een e-mailadres toe, stel dan een nieuwe herinnering in om een nieuwe verzendronde te starten.

Team & rollen opbouwen

1. Kies Team toevoegen en voeg de teams voor deze dienst toe.
2. Voeg de benodigde rollen onder ieder team toe of hernoem ze.
3. Kies een rol om een teamlid of groep toe te wijzen.
4. Bestaat het teamlid nog niet, maak die dan vanuit de kiezer aan. Voeg vóór het uitnodigen een e-mailadres toe.
5. Kies onder Ingeplande teams bij één nieuwe persoon Uitnodigen, nodig één team uit via de rij of kies Alle vrijwilligers uitnodigen wanneer de hele bezetting klaar is. De team- en dienstacties versturen alleen naar beschikbare mensen die nog niet zijn uitgenodigd.

Het blauwe label Uitnodiging verstuurd betekent dat Hub de uitnodiging van die persoon aan de e-mailprovider heeft aangeboden; het is geen knop en bewijst niet dat het bericht in de inbox is aangekomen. Een nieuw toegevoegd teamlid toont Uitnodigen. Ontbreekt het adres, kies dan eerst E-mail toevoegen en verstuur daarna alleen de uitnodiging voor die persoon.

De statussen betekenen:

Gebruik Teamleden en groepen in de zijbalk om kandidaten te vinden. Een rode melding Niet beschikbaar betekent dat een toewijzing samenvalt met opgeslagen afwezigheid. Los zulke meldingen vóór het uitnodigen op.

Het Programma opbouwen

1. Kies Sectie toevoegen voor de hoofdonderdelen van de dienst.
2. Kies binnen een sectie Onderdeel toevoegen voor liederen, spreekmomenten, media en andere acties.
3. Voeg titel, duur en notities toe. Notities gaan mee naar Presenter.
4. Zoek vanuit een onderdeel in de liederenbibliotheek en koppel het juiste lied.
5. Voeg subtaken toe wanneer een onderdeel uit kleinere acties bestaat.
6. Wijs een teamlid of groep toe aan een hele sectie of aan één onderdeel.
7. Gebruik de greep om secties en onderdelen te verplaatsen of opnieuw te ordenen.

Houd titels kort en zet uitvoeringsdetails in de notities. Een lied koppelen is beter dan alleen de titel typen, omdat Presenter dan de gekoppelde liedtekst en het liedrecord kan gebruiken.

Bestanden toevoegen en terugvinden

Gebruik de paperclip bij een onderdeel voor een bestand dat bij dat moment hoort. Gebruik Bijlagen in de zijbalk van Programma voor bestanden van de hele dienst. Bijlagen toont zowel bestanden van de hele dienst als bestanden bij losse onderdelen en biedt voor ondersteunde bestanden een voorbeeld.

Hub accepteert afbeeldingen, video, audio, PDF en PowerPoint. Iedere organisatie heeft 50 GB mediaruimte; één bestand mag tot 50 GB groot zijn als er voldoende ruimte over is. Originelen en gegenereerde voorbeelden tellen samen mee. Grote uploads tonen voortgang en kunnen na een verbindingsonderbreking doorgaan zolang je het tabblad openhoudt. Deel een Google Presentaties-bestand eerst als Iedereen met de link en kies daarna onder Bijlagen de actie Google Presentaties als PDF importeren. Zowel .ppt- als .pptx-originelen blijven beschikbaar. Met Team kun je alleen van .pptx een PDF-voorbeeld maken; sla een ouder .ppt-bestand eerst op als .pptx.

Voorbeelden in de pagina en de omzetting naar een PowerPoint-voorbeeld blijven beperkt tot 50 MiB. Grotere originelen kun je wel uploaden. Open voor een grote download de bijlagepagina en volg het browseradvies; Chrome en Edge kunnen direct naar een gekozen bestand opslaan. Browsers zonder die ondersteuning kunnen via Hub bestanden tot 250 MiB downloaden. Je toegang wordt gecontroleerd wanneer je een bestand opent of downloadt; de Hub-link delen geeft iemand geen toegang.

Bijlagen worden 30 dagen na afloop van de dienst verwijderd. Een upload die zonder koppeling aan een dienst is aangemaakt, verloopt 30 dagen na het uploaden. Als je een bijlage, het bijbehorende onderdeel, de sectie of de dienst handmatig verwijdert, kan het bestand eerder worden verwijderd; herstellen is niet mogelijk. Een sectie verwijderen wist definitief alle onderdelen en bestanden in die sectie. Bewaar elders een duurzame kopie als je een bestand langer nodig hebt.

Lees bij een mislukte upload eerst de foutmelding. Gebruik een ondersteund bestandstype, controleer de verbinding en probeer opnieuw. Een mislukte upload is niet aan de dienst gekoppeld.

Presenter voorbereiden

Open Presenter om te controleren hoe het actuele programma een Presenter-deck kan worden. Je ziet een samenvatting, een schatting van het aantal cues, nuttige voorstellen en of Presenter de nieuwste versie van de dienst heeft bevestigd.

• Actueel betekent dat een geslaagde ontvangstbevestiging bij de huidige versie van de dienst hoort.
• Lokaal aanmaken, Nog niet aangemaakt in Presenter of Draaiboek gewijzigd na laatste sync betekent dat Presenter de nieuwste wijzigingen nog niet heeft bevestigd.
• Verandert het programma na een geslaagde synchronisatie, synchroniseer het dan vóór de dienst opnieuw vanuit Presenter.

Pas een voorstel alleen toe wanneer het in deze dienst thuishoort; een voorstel verandert het programma. Hub toont pas een geslaagde synchronisatie wanneer een passende ontvangstbevestiging van Presenter binnen is.

Externe medewerkers uitnodigen

Gebruik Externe medewerkers voor een gast die deze dienst moet kunnen bekijken zonder lid van de organisatie te worden. Vul naam en e-mailadres in. De uitnodiging geeft leesrechten, tenzij Samenwerking voor deze dienst aanstaat. Ook met Samenwerking aan kan een gast de organisatiebrede bestemmingen Mensen en Liederen niet openen.

Uitnodigingen volgen de e-mailprivacyinstellingen van de organisatie. Behandel een geblokkeerde of afgemelde ontvanger niet als succesvol uitgenodigd; lees eerst het verzendresultaat voordat je opnieuw probeert.

Gebruik Activiteit om vastgelegde planningswijzigingen te bekijken. Dit tabblad is voor planners en verschijnt niet in de vrijwilligersomgeving van een dienst.

Als een dienst verouderd lijkt

1. Wacht op Live synchronisatie en controleer of een andere planner aan het bewerken is.
2. Open de dienst opnieuw.
3. Controleer de actieve organisatie.
4. Herhaal alleen de wijziging die een foutmelding gaf.
5. Controleer bij een ontbrekende uitnodiging het verzendresultaat en het e-mailadres. Corrigeer zo nodig het adres; heeft de ontvanger zich afgemeld, dan schakelt opnieuw verzenden de e-mail niet weer in.