Roosters plannen in Rooster

Rooster toont teams als rijen en komende diensten als kolommen. Gebruik deze weergave om meerdere roosters te vullen zonder iedere dienst apart te openen.

Een gewone cel heeft geen openstaande waarschuwing.
Amberkleurig betekent dat expliciete dienstplekken nog openstaan of dat er roostervoorstellen zijn die je moet beoordelen.
Een gele strook Dubbele planning in een dienstkop betekent dat minstens één teamlid tijdens die dienst bij meerdere teams is ingepland.
Rood Niet beschikbaar betekent dat iemand tijdens opgeslagen afwezigheid is ingepland.
De toewijzingslabels tonen de actuele reactiestatus van ieder teamlid.

Open Dubbele planning om de betrokken teamleden en teams te bekijken. Een combinatie zoals preken en hosten kan bewust zijn wanneer de taken op verschillende momenten plaatsvinden; controleer de timing van de dienst voordat je de planning zo laat staan.

Rooster plannen gebruiken

Kies Rooster plannen en doorloop de drie stappen op volgorde.

1. Beschikbaarheid opvragen

Kies Hele rooster of Eén team en stel daarna de periode in die mensen moeten controleren. Bewerk de begin- en einddatum rechtstreeks of gebruik een rustige snelkeuze, zoals Dit kwartaal, Rest van het jaar of Komende 6 maanden. De doelgroep volgt de momenteel zichtbare actieve teams, hun geschiktheid voor de diensten en de pool Wie kan dienen van ieder team; open plekken in die diensten zijn hiervoor niet nodig. Voor beschikbaarheidsverzoeken is Team nodig.

Na het versturen toont Reacties en bezorging bekijken iedere ontvanger. Je ziet apart of de e-mail is geaccepteerd en of iemand afwezige dagen heeft doorgegeven, geen conflicten heeft bevestigd of nog niet heeft gereageerd. Dit venster opent automatisch als een adres ontbreekt of een verzending mislukt. Geaccepteerd betekent dat de e-maildienst het bericht voor bezorging heeft aangenomen; Hub kan niet bevestigen dat het in de inbox is aangekomen. Het papieren vliegtuigje blijft beschikbaar naast iedereen die nog niet heeft gereageerd, ook bij een geaccepteerd bericht, zodat je alleen dat verzoek bewust opnieuw kunt versturen. Heb je het adres in Teamleden gecorrigeerd, vernieuw dan eerst deze details zodat het huidige adres wordt getoond en gebruikt. Ontbreekt het adres, vul het dan in dezelfde rij in en kies Opslaan en versturen.

Een nieuwer verzoek vervangt een ouder open verzoek voor dezelfde planningsperiode. Vrijwilligers kunnen bevestigen dat hun opgeslagen beschikbaarheid compleet is of niet-beschikbare datums toevoegen.

2. Een roostervoorstel maken

Kies vóór Roostervoorstel maken de teams en zichtbare weken. Hub stelt mensen voor uit de ledenpool van ieder team, verdeelt diensten eerlijk, houdt rekening met niet-beschikbare datums en voorkomt dat iemand tijdens dezelfde dienst in twee teams staat.

Voorstellen zijn nog geen toewijzingen. Ze blijven amberkleurig totdat je ze controleert en toepast.

Rooster verzint nooit een plek alleen omdat een team bij een dienst mag worden ingepland. Voeg plekken toe via Team & rollen in de dienst of leg ze vast in het diensttype; een Rooster-cel zonder rijen blijft leeg.

3. Controleren en uitnodigen

Controleer ieder voorstel en conflict. Pas alleen de voorstellen toe die je wilt gebruiken. Uitnodigen kan nadat voorstellen en beschikbaarheidsconflicten zijn opgelost.

Het bezorgoverzicht van uitnodigingen gebruikt dezelfde uitslag per persoon. Controleer iedereen met Actie nodig voordat je de uitnodigingsronde als afgerond beschouwt; ook na een geslaagde verzending blijft Details bekijken beschikbaar.

Stuur niet alleen uitnodigingen omdat er een voorstel bestaat. Controleer ook geschiktheid voor de taak en pastorale of praktische omstandigheden die Hub niet kan kennen.

Bepalen wie kan dienen

Open de instellingen van een team om Wie kan dienen te bewerken.

Deze optionele lijst levert voorstellen voor Automatisch vullen en beschikbaarheidsverzoeken per team. Bij handmatig inplannen kun je nog steeds iedereen uit je adressenlijst kiezen.

Voeg een los teamlid of een herbruikbare groep toe.
Bekijk iedereen één keer in één gecombineerde lijst.
Eigenaars en beheerders kunnen met de kroon naast een naam teamleiders beheren.
Open Groepen om de bronnen achter de lijst te bekijken of los te koppelen.
Maak een groep als dezelfde mensen meestal samen dienen.

Als iemand in meer dan één gekoppelde groep zit, telt het voorstel die persoon één keer mee. Als je een team uit Rooster verwijdert, wordt het voor nieuwe planningen gedeactiveerd, maar blijft de historie bewaard.

Beginnen met een basisteam

Open een Rooster-cel en kies onder Basisteam een opgeslagen groep, zoals Worship Team B. Hub zet ieder lid als losse toewijzing in de dienst. Niet-beschikbare mensen blijven zichtbaar, zodat je alleen bij die persoon Vervangen kiest en een invaller selecteert.

De cel toont daarna de opgeslagen startbezetting en de uitzonderingen, bijvoorbeeld Gebaseerd op Worship Team B · 1 gewijzigd en Nadine voor Suzanne. Gebruik de herstelactie bij één vervanging of Herstellen om de hele bezetting terug te zetten naar de oorspronkelijke momentopname. Deze wijzigingen gelden alleen voor deze dienst: ze passen Worship Team B zelf niet aan en latere wijzigingen aan die groep herschrijven een al gepland rooster niet stilzwijgend.

Kiezen waar een team mag worden ingepland

Selecteer een teamnaam en open de instellingen. Eigenaren en beheerders kunnen onder Ingeplande diensten kiezen waar dit team mag worden ingepland:

Kies Alle diensttypen, behalve… wanneer het team normaal overal dient en vink daarna diensttypen uit waarbij het niet nodig is.
Kies Alleen geselecteerde diensttypen wanneer het team een specifiek doel heeft en selecteer daarna diensttypen, zoals Bijbelstudie.

Deze keuzes bepalen waar het team mag worden ingepland, niet hoeveel plekken nodig zijn. Open plekken komen uit rijen onder Team & rollen van een dienst of uit het diensttype. De keuzes gelden ook voor toekomstige diensten die vanuit hetzelfde sjabloon worden gemaakt. Editors zien deze vaste regel alleen-lezen, maar kunnen een losse Rooster-cel openen om die ene dienst als uitzondering op te nemen of over te slaan. Een dienst met toewijzingen blijft opgenomen wanneer de bredere regel verandert; verwijder de toewijzingen voordat je die dienst zelf overslaat.

Gebruik de laatste teamrij om een team te maken. Gebruik de laatste dienstkolom voor Dienst toevoegen. In de kolomkop van een dienst staat ook de Agenda-QR-code.

Rechtstreeks toewijzen of vervangen

Kies een cel om een teamlid of groep toe te voegen. Hub waarschuwt als die keuze niet beschikbaar is of al elders in dezelfde dienst staat. Bij groepstoewijzingen zie je hoeveel leden niet beschikbaar zijn.

Als je iemand uit een basis- of sjabloonplek wist, blijft die dienstplek open. Bij een losse handmatige toewijzing verdwijnt ook de extra plek. Verwijder andere duurzame plekken onder Team & rollen van de dienst als die niet meer nodig zijn.

Als iemand handmatig is ingepland zonder in de teampool te zitten, toont de zijbalk van de cel Mensen buiten dit team. Verwijderen behoudt een basis- of sjabloonplek, maar verwijdert een losse extra plek volledig.

Kies Vervangen om een toewijzing te wijzigen en de roosterplek te behouden. Controleer conflicten opnieuw voordat je uitnodigt.

Toetsenbordbediening

Met de pijltjestoetsen ga je van cel naar cel.
Enter opent de geselecteerde cel.
Typen bij een geselecteerde cel opent de zoekfunctie voor teamleden en groepen.
Met Command-klik op macOS of Ctrl-klik op Windows voeg je één zichtbaar teamlid toe of verwijder je het; met Shift-klik selecteer je het zichtbare bereik. Beide worden direct opgeslagen.
Escape sluit de geopende cel.
Command+G op macOS of Ctrl+G op Windows maakt een groep van de actuele selectie van meerdere teamleden.

Als je niet verder kunt plannen

E-mailadres ontbreekt: voeg het rechtstreeks naast het teamlid toe in Rooster plannen. Bij een open verzoek benadert Opslaan en versturen alleen die persoon; uitnodigingsrijen hebben een eigen actie E-mail toevoegen.
Verzending mislukt: controleer het adres en probeer opnieuw; tel een mislukte mail niet als verzonden.
Geen voorstellen: controleer de gekozen teams, zichtbare weken, Wie kan dienen voor ieder team en of de diensten open plekken onder Team & rollen bevatten.
Conflict Niet beschikbaar: vervang het teamlid of corrigeer een onjuist opgeslagen afwezigheid.
Beschikbaarheid opvragen ontbreekt: Team is vereist; vraag een eigenaar om Instellingen → Abonnement & facturatie te controleren.
Cellen lijken verouderd: wis het teamfilter, wacht op actuele gegevens en open Rooster opnieuw.