Migratie naar Hub

Met deze handleiding kun je overstappen van KerkSPOT, ChurchSuite, WorshipTools Planning, Planning Center, ChurchTools, een spreadsheet of een ander kerksysteem naar ProWeave Hub. Begin met het migreren van mensen en hun groepen. Bereid daarna één komende dienst voor en zet de liederen en bestanden over die je team nodig heeft.

Bewaar een kopie van de oude gegevens en spreek af vanaf welke dienst je ProWeave gebruikt. Bestaande uitnodigingen, reacties, beschikbaarheid en aanmeldaccounts worden niet overgezet. Laat je team weten welk systeem het moet gebruiken zodra je klaar bent voor de overstap.

Kies je huidige programma

ProWeave biedt geen volledige organisatie-import uit deze systemen. De personenimport bereidt ledengegevens en geselecteerde groepslidmaatschappen voor. Niemand accepteert daarmee automatisch het lidmaatschap en er wordt geen toegang als vrijwilliger, Editor of beheerder verleend. Uitnodigingen, acceptatie door het lid en keuzes voor het delen van contactgegevens blijven aparte stappen. Lied- en agenda-import zijn ook afzonderlijke stappen.

KerkSPOT

Vraag je KerkSPOT-beheerder om een ledenexport met één persoon per rij, of vul het downloadbare CSV-sjabloon van ProWeave in. De openbare documentatie van KerkSPOT beschrijft ledenrapportages en het exporteren van opgeslagen formulierinzendingen, maar noemt geen CSV-formaat of beschikbare kolommen voor een ledenexport. Controleer de daadwerkelijke export voordat je rekent op een bepaald veld. KerkSPOT: Management en KerkSPOT: Formulieren.

Kies KerkSPOT als bron in het importvenster en koppel de kolommen zelf. Deze keuze legt vast waar de gegevens vandaan komen; het is geen rechtstreekse accountverbinding of gecontroleerde voorinstelling voor een KerkSPOT-export. Koppel waar beschikbaar een vast persoons- of lidnummer, naast namen, e-mail, telefoon, adresvelden en groepsnamen. Gebruik bij volgende imports dezelfde Naam van importbron en nummers, zodat ProWeave eerder geïmporteerde mensen herkent.

Controleer gedeelde e-mailadressen van gezinnen vóór het importeren. Eén aanmeldadres hoort in Hub bij één persoon; een adres dat meerdere gezinsleden gebruiken, moet je handmatig oplossen. Een gezinsnummer is geen persoonsnummer. Gezinsrelaties, geboortedatums, pastorale notities, gifthistorie, berichten, foto's, website-inhoud en oude rechten worden niet via deze import overgezet.

ChurchSuite

Open in ChurchSuite Address Book → Contacts, stel de gewenste filters in, selecteer de contacten en kies Download CSV. Selecteer welke velden je wilt opnemen. ChurchSuite heeft ook aparte exports voor kinderen en andere onderdelen; een export van groepen of diensten is op zichzelf geen personenimport voor ProWeave. ChurchSuite: rapportages en gegevens exporteren.

Kies ChurchSuite als bron en koppel de contactkolommen in ProWeave. Neem waar beschikbaar een vast persoonsnummer op. Bereid voor groepslidmaatschappen een kolom met groepsnamen voor op de rij van iedere persoon. Hebben kinderen en volwassenen overlappende bronnummers? Geef die nummers dan vaste, verschillende voorvoegsels voordat je de bestanden samenvoegt. Los gedeelde e-mailadressen op vóór het importeren. Gezinsrelaties, aanwezigheid, giften, diensthistorie en toegangsrechten vragen om een eigen voorbereiding; ze worden niet opgebouwd uit de contact-CSV.

WorshipTools Planning

De programma's Presenter, Planning en Charts van WorshipTools delen inhoud binnen WorshipTools. Gebruik de volgende routes om naar ProWeave over te stappen. Er is geen rechtstreekse migratie tussen accounts of import van eigen dienstbestanden van WorshipTools.

1. Mensen: bereid een CSV voor met CSV-sjabloon downloaden in het venster Teamleden → Personen importeren van ProWeave. Kopieer de benodigde namen en contactgegevens uit je WorshipTools People-overzicht naar dat bestand. Volg daarna hieronder de stappen voor kolomkoppeling. Deze route is niet afhankelijk van een onbevestigde exportknop voor mensen in WorshipTools.
2. Rollen en teams: gebruik People → Roles in WorshipTools als referentie. Maak inplanbare werkgebieden opnieuw aan als ProWeave-teams, voeg de benodigde rollen toe aan de dienst en stel in wie kan dienen. Een rollengroep uit WorshipTools wordt niet automatisch een groep of team in ProWeave. WorshipTools: rollengroepen en rollen.
3. Liederen: volg Migratie naar Presenter om ChordPro te kopiëren uit Songs → Edit → Chords → Edit van WorshipTools, of kopieer de afzonderlijke strofen uit de liedtekst. Importeer in ProWeave Presenter en synchroniseer de opgeslagen liederen met Hub. Voor één lied kun je ook ProWeave-liedtekst voorbereiden en die rechtstreeks in Hub toevoegen, zoals hieronder beschreven.
4. Liedinventaris: via Songs → Export list van WorshipTools download je een CSV als controlelijst. Dit is geen volledige export van liedteksten, akkoordenschema's of diensten. Hub importeert die CSV niet als liederen. WorshipTools: liedlijst exporteren.
5. Diensten: houd de oorspronkelijke dienstvolgorde naast ProWeave en maak de eerstvolgende dienst opnieuw via Agenda → Dienst plannen. Voeg Team & rollen toe en daarna het Programma met secties, liederen, tijden en notities. Voeg de benodigde bestanden opnieuw toe en controleer elke toewijzing.
6. Overstappen: oefen het draaiboek met je team, controleer ontvangers en datums en verstuur nieuwe ProWeave-uitnodigingen zodra alles klaarstaat. Reacties, niet-beschikbaarheid, berichten, apprechten en geschiedenis uit WorshipTools worden niet gekopieerd.

Houd oude diensten beschikbaar als referentie. Een agenda-abonnement, afgedrukte dienst, PDF of liedlijst maakt in ProWeave geen vrijwilligers, liedinhoud of gestructureerd draaiboek aan.

Planning Center

Gebruik in Planning Center People Import/Export CSV in het instellingenmenu om de profieldatabase te exporteren, of exporteer een geselecteerde lijst met de gekozen kolommen. Je account moet exportrechten hebben; toegang tot afgeschermde aangepaste velden bepaalt of die velden worden opgenomen. Planning Center: gegevens exporteren.

Kies Planning Center als bron en koppel daarna namen, contactvelden en waar beschikbaar een vast persoonsnummer. Teamnamen of rollen die je aan Vaardigheden / tags koppelt, worden tekst bij een persoon. Alleen kolommen die je bewust aan groepen koppelt, maken groepslidmaatschappen aan; geen van beide velden maakt teams, rollen of toewijzingen voor diensten aan. Maak diensttypen, sjablonen, draaiboeken, teamlidmaatschappen en toegangsniveaus opnieuw in ProWeave. Bestaande bevestigingen en accounttoegang worden niet overgezet.

ChurchTools en andere systemen

Gebruik een CSV-export van mensen waartoe je toegang hebt, of vul het downloadbare ProWeave-sjabloon handmatig in. Koppel de geëxporteerde kolomkoppen aan de velden van ProWeave; ga er niet van uit dat beide producten dezelfde namen gebruiken.

Kies de bijbehorende bron of de algemene spreadsheetoptie en koppel beschikbare vaste persoonsnummers. Dit is een personenimport via een algemeen bestandsformaat, geen accountverbinding. Groepslidmaatschappen kun je voorbereiden in het personenbestand; agenda's, draaiboeken, teams, rechten en bijlagen vragen om een eigen voorbereiding. Kan je bron geen CSV of TSV exporteren? Kopieer dan de benodigde contacten naar het sjabloon en sla het op als CSV.

Mensen importeren uit een spreadsheet

Een eigenaar of beheerder voert deze import uit in de juiste ProWeave-organisatie.

1. Open Teamleden → Personen importeren en kies je bronsysteem. Behoud bij herhaalde imports dezelfde Naam van importbron; geef exports uit een afzonderlijke database een andere bronnaam. Gebruik CSV-sjabloon downloaden voor een leeg beginbestand of gebruik de export van je bron. Sla inhoud uit Excel of Google Sheets op als CSV; selecteer geen .xlsx-werkmap.
2. Kies CSV of TSV kiezen en selecteer het bestand. Komma's, puntkomma's en tabs worden ondersteund als scheidingsteken. Gebruik één persoon per rij.
3. Controleer onder Kolommen koppelen of de eerste rij kolomnamen bevat. Koppel de beschikbare velden: voornaam, tussenvoegsel, achternaam of volledige naam, e-mail, telefoon, adresregel 1, adresregel 2, postcode, plaats, land, vaardigheden/tags, groepen en persoonsnummer uit de bron. Zet overige kolommen op Niet importeren. Je kunt meerdere e-mail- of telefoonkolommen koppelen; de eerste ingevulde waarde van links naar rechts wordt gebruikt.
4. Scheid meerdere groepsnamen op de rij van één persoon met | of ; binnen de cel. Bijvoorbeeld: Welcome team|Small group North. Gebruikt het bestand zelf puntkomma's tussen kolommen? Zet een cel met puntkomma's dan tussen aanhalingstekens of gebruik | tussen de groepen. Controleer groepsnamen, zodat verschillen in spelling geen onbedoelde groepen aanmaken.
5. Kies de knop teamleden controleren met het aantal rijen. Controleer ongeldige rijen, gedeelde e-mailadressen, dubbele bronnummers, bestaande mensen en overeenkomsten met gearchiveerde mensen. Corrigeer de bron of kolomkoppeling voordat je doorgaat. Gebruik niet hetzelfde bronnummer voor verschillende mensen.
6. Selecteer de gereedstaande rijen die je nodig hebt en kies importeren, waarbij het geselecteerde aantal staat. Controleer het resultaat, de mensenlijst en groepslidmaatschappen voordat je een import herhaalt.

De import maakt alleen nieuwe mensen aan. Overeenkomende e-mailadressen en eerder geïmporteerde bronnummers worden overgeslagen; bestaande records worden niet overschreven en gearchiveerde mensen worden niet hersteld. Bronnummers worden vergeleken binnen de Naam van importbron en de organisatie. Gebruik bij volgende imports dezelfde naam en hetzelfde nummer per persoon. Zonder e-mailadres én zonder persoonsnummer uit de bron kan ProWeave een rij niet betrouwbaar herkennen bij een volgende import; namen zijn geen veilige unieke identificatie.

Gedeelde e-mailadressen van gezinnen moet je handmatig oplossen: de import voegt geen gezinsleden samen en maakt geen gezinsidentiteiten aan. Controleer wie het adres voor aanmelding gebruikt en geef andere mensen een eigen e-mailadres of laat e-mail waar passend leeg. Verzin geen e-mailadressen om controles op dubbele adressen te omzeilen.

Groepskolommen voegen nieuw geïmporteerde mensen toe aan de genoemde groepen en maken groepen aan als dat nodig is. Vaardigheden/tags blijven beschrijvende tekst. Geen van beide velden verleent groepsleiderschap, vrijwilligerstoegang of organisatierechten. De import maakt geen teams, rollen, toewijzingen of gebruikersaccounts aan. De limiet voor mensen binnen het organisatieabonnement blijft gelden. Meldt het resultaat een fout? Controleer dan welke mensen en lidmaatschappen zijn aangemaakt voordat je opnieuw probeert; rijen zonder e-mail én zonder bronnummer kunnen anders tweemaal worden toegevoegd.

Tijdens de import worden geen uitnodigingen of herinneringen verstuurd en het lidmaatschap wordt niet automatisch geaccepteerd. Beheer elke geïmporteerde persoon vanuit Teamleden zodra de ledenlijst klaarstaat: de Hub-uitnodiging, opschorting en algemene vrijwilligerstools staan in hetzelfde dialoogvenster met de persoonsgegevens. Ieder lid accepteert toegang en kiest zelf zichtbaarheid in de ledenlijst en het delen van e-mail en telefoon; geïmporteerde contactgegevens gelden niet als die keuzes. Nieuwe mensen zijn standaard potentiële vrijwilligers; voor Editor- of beheerderstoegang is nog steeds een aparte toegangsuitnodiging nodig.

Dienstdatums overnemen

Staan de datums al in een Google-agenda? Open Instellingen → Google Calendar, koppel het bedoelde account, kies Alleen importeren en sla de verbinding op. Open daarna Agenda → Importeren uit Google of Alle diensten → Gekoppelde agenda's, selecteer de diensten en controleer datums en tijden voordat je importeert.

Deze route neemt agenda-afspraken over. Er ontstaat geen draaiboek, teamindeling, bezetting of liedbibliotheek. De mensenimport van ProWeave accepteert geen .ics-agendabestanden. Maak die datums handmatig aan wanneer ze niet beschikbaar zijn in een gekoppelde Google-agenda. Lees Organisatie-instellingen voordat je Importeren + synchroniseren inschakelt.

Liederen en bestanden overzetten

Gebruik voor een liedbibliotheek de stappen voor je bronprogramma in Migratie naar Presenter. Controleer de geïmporteerde liederen, meld Presenter aan bij dezelfde ProWeave-organisatie en kies Verbindingen → Hub → Liederen met Hub synchroniseren. Gratis Hub staat maximaal 3 liederen toe; Team verwijdert deze limiet. Controleer de getoonde ruimte voordat je een grote bibliotheek migreert.

Open voor één lied Liederen en kies de plusknop. Zet de titel op de eerste regel, de auteur op de tweede en de liedtekst onder een lege regel. Zet strofelabels zoals [Verse 1] en [Chorus] op een eigen regel en behoud akkoorden in de tekst, zoals [C]. Je kunt ook een .txt-bestand met deze structuur importeren. Zet ruwe ChordPro eerst om via Presenter; een Word-bestand, PDF of liedlijst als CSV is geen bewerkbare liedtekstimport. Zie Teamleden, groepen, teams & liederen.

Upload de benodigde bestanden bij de juiste dienst of het juiste programmaonderdeel. Liedteksten verhuizen kopieert geen bijbehorende PDF's, opnamen, video's of externe links. Controleer geüploade bestanden en links vanuit de weergave van een vrijwilliger vóór de eerste dienst.

Controleer de eerste dienst vóór de overstap

1. Controleer de tijdzone van de organisatie, de dienstdatum, de begintijd en de duur.
2. Controleer namen en e-mailadressen, maak teams en rollen aan en wijs mensen toe als concept.
3. Vergelijk het Programma met de oorspronkelijke dienst, inclusief herhaalde liederen, notities en bijlagen.
4. Open het tabblad Presenter van de dienst, maak daarna de bijbehorende presentatie in Presenter en oefen die.
5. Verstuur uitnodigingen zodra de dienst klaarstaat en controleer de reacties in ProWeave. Een geaccepteerde uitnodiging in het oude systeem geldt niet als een acceptatie in ProWeave.

Gebruik de voltooide dienst als beginpunt voor latere datums via Eerdere diensten of sla een herbruikbaar sjabloon op. Ga verder met Een dienst plannen voor de gewone werkwijze in Hub.