Teamleden, groepen, teams en liederen

Eigenaren en beheerders beheren Teamleden en Liederen volledig. Vrijwilligers hebben in hun portaal een alleen-lezen lijst met mensen en kunnen gedeelde liederen bekijken, toevoegen of bewerken; ze kunnen Mensen of Liederen niet archiveren. Editors kunnen deze gegevens bij het plannen gebruiken, maar zien deze beheerbestemmingen niet.

Teamleden toevoegen en beheren

Open Teamleden en kies Teamlid toevoegen, of druk op N terwijl je op de pagina Teamleden bent. Vul voornaam, achternaam en beschikbare gegevens zoals e-mail, telefoon of groepslidmaatschap in. Met Opslaan & nog een toevoegen blijft het formulier open voor het volgende teamlid.

Houd e-mailadressen actueel: beschikbaarheidsverzoeken, roosteruitnodigingen, toegangsuitnodigingen en herinneringen zijn ervan afhankelijk. Vóór verzending moet een eigenaar of beheerder de e-mailprivacyinstellingen van de organisatie invullen. Een adres in Teamleden is geen bewijs dat je die persoon mag benaderen en opnieuw verzenden omzeilt een afmelding niet.

Gebruik de verstuuractie naast één teamlid om te kiezen tussen een persoonlijk roosteroverzicht en een beschikbaarheidsverzoek. Het venster toont vóór het versturen de ontvanger en de gevraagde periode. Beschikbaarheidsmail gebruikt het huidige Rooster-verzoek, zodat contact met één persoon het verzoek voor de rest niet vervangt. Is er nog geen huidig verzoek, kies dan in hetzelfde venster de periode voor het nieuwe verzoek aan deze ene persoon.

Je kunt teamleden als lijst, kaarten of op een kaart bekijken. Gebruik zoeken, selecteer meerdere teamleden voor een bulkactie of toon gearchiveerde teamleden om iemand te herstellen. De Contact-QR op een teamlidkaart deelt contactgegevens; deze geeft geen toegang tot Hub.

In het vrijwilligersportaal is Mensen een lijst met actieve personen zonder beheeracties. Het e-mailadres van een ander is alleen zichtbaar als diegene E-mail delen met team in Profiel heeft ingeschakeld; het telefoonnummer wordt onafhankelijk beheerd met Telefoonnummer delen met team. Deze instellingen worden toegepast voordat de lijst naar de browser wordt verstuurd.

Gebruik Meer acties voor:

  • CSV importeren
  • Beschikbaarheid opvragen in Rooster
  • Van geselecteerde teamleden een groep maken
  • Editorstoegang geven en toegangsuitnodigingen versturen
  • QR-uitnodiging voor precies één geselecteerd teamlid

Een QR-uitnodiging meldt aan als het geselecteerde teamlid. Behandel de code als privé, gebruik hem niet voor iemand anders en genereer een nieuwe als de code is verlopen.

Teamleden uit CSV importeren

Begin voor de volledige overstap vanuit WorshipTools, Planning Center, ChurchTools of een spreadsheet bij Migratie naar Hub.

  1. Kies Personen importeren op de pagina Teamleden, of Meer acties → CSV importeren. Het voorbereidingsvenster biedt CSV-sjabloon downloaden en CSV of TSV kiezen aan.
  2. Selecteer het bestand en koppel daarna elke spreadsheetkolom aan voornaam, achternaam, volledige naam, e-mail, telefoon, vaardigheden/tags of Niet importeren.
  3. Controleer het live voorbeeld. Je kunt meerdere e-mail- of telefoonkolommen koppelen; Hub gebruikt van links naar rechts de eerste ingevulde waarde.
  4. Ga door naar de controle van teamleden, los ongeldige rijen op en controleer gegevens die als dubbel of gearchiveerd zijn gemarkeerd.
  5. Importeer pas als de controle klopt.

Een CSV-import maakt alleen nieuwe teamleden aan uit rijen met de status Klaar. Bestaande of dubbele overeenkomsten worden niet bijgewerkt en gearchiveerde teamleden worden niet hersteld. Er worden geen uitnodigingen verzonden. Stuur toegangs- of roosteruitnodigingen later apart, wanneer je daar klaar voor bent.

Een geïmporteerd teamlid met een e-mailadres kan op dat adres een aanmeldcode voor het vrijwilligersportaal aanvragen. De import verleent geen Editor- of beheerderstoegang.

Archiveer iemand die niet meer ingepland moet worden, maar van wie de historie moet blijven bestaan. Je kunt een gearchiveerd teamlid herstellen. Definitief verwijderen kan alleen vanuit de gearchiveerde status en kan niet ongedaan worden gemaakt.

Groepen maken en beheren

Selecteer in Teamleden minstens twee mensen en gebruik daarna Meer acties om een groep te maken. Druk voor een bestaande groep op Command+K of Ctrl+K, zoek op groepsnaam en kies het groepsresultaat.

In Groepen kun je:

  • Een groep hernoemen.
  • Teamleden of een subgroep toevoegen.
  • Met de kroon groepsleiders kiezen.
  • Team maken (inplanbaar in Rooster) kiezen als de groep een ledenpool voor planning moet worden.
  • Een groep verwijderen nadat je dit hebt bevestigd.

Hub voorkomt dat je een groep in zichzelf plaatst. Iedere niet-lege groep houdt minstens één leider; het eerste toegevoegde teamlid wordt automatisch leider. Een groep verwijderen is definitief. Verwijder daarom alleen leden uit de groep als je slechts het lidmaatschap wilt aanpassen.

Teams beheren

Je beheert teams vanuit Rooster. Open de instellingen van een team en gebruik Wie kan dienen om teamleden of groepen toe te voegen. De teamkleur wordt gedeeld met de gekoppelde groep. Als je een team verwijdert, wordt het voor toekomstige Rooster-planning gedeactiveerd, maar blijft de eerdere roosterhistorie bestaan.

Een lied toevoegen

Open Liederen en kies de plusknop.

  1. Zet de titel op de eerste regel.
  2. Zet de auteur op de tweede regel.
  3. Scheid lieddelen met lege regels.
  4. Gebruik aan het begin van een lieddeel labels zoals [Verse 1] of [Chorus].
  5. Zet akkoorden in de tekstregel, bijvoorbeeld [C]Every eye on [F]him.

In de beheerdersomgeving slaat Hub tijdens het bewerken op. Voordat je een ander lied opent, de pagina verlaat, van organisatie wisselt, een bestand importeert of uitlogt, rondt Hub elke wachtende opslag af. Kan Hub niet opslaan, dan kies je of je blijft om het lied te corrigeren of opnieuw te proberen, of de niet-opgeslagen wijzigingen weggooit. Vervang in een nieuw concept Song Title door een echte titel voordat Hub het kan opslaan. Onder Meer acties staan Nu opslaan, Tekst opnieuw parseren en Lied archiveren. Je kunt ook een .txt-bestand slepen of selecteren.

Kies in het vrijwilligersportaal uitdrukkelijk Lied aanmaken of Wijzigingen opslaan. Heeft iemand een nieuwere versie opgeslagen, dan blijft jouw tekst in de editor terwijl je kiest om de nieuwste versie te laden of bewust jouw versie te behouden. Het portaal biedt nooit archiveren of verwijderen aan.

Het structuurvoorbeeld begint met alleen de liedtekst. Kies Akkoorden tonen om herkende akkoorden te tonen. De copyrightvermelding staat los van de liedtekst.

Waarom een lied niet onder Akkoorden staat

Het filter Akkoorden behandelt niet ieder woord tussen blokhaken als akkoord. Het toont liederen met:

  • geldige akkoordmarkeringen in een tekstregel, zoals [C]Amazing [G]grace;
  • een regel of akkoordraster die volledig uit geldige akkoordsymbolen bestaat, zoals C G Am F of || C . . . | G . . . ||; of
  • een opgeslagen akkoordanalyse.

Een sectielabel zoals [Chorus] is geen akkoord. Een regel die akkoordsymbolen met gewone woorden mengt, is geen zuivere akkoordregel; zet de akkoorden dan tussen blokhaken op de plekken waar ze wisselen.

Ontbreekt een lied onder Akkoorden?

  1. Schakel naar Alles en open het lied.
  2. Voeg een geldige akkoordmarkering direct voor de bijbehorende tekst toe, of voeg een akkoordregel of -raster toe dat volledig uit geldige akkoordsymbolen bestaat.
  3. Kies Nu opslaan en wacht op Opgeslagen.
  4. Ga terug naar Akkoorden. Bij het openen van dit filter rondt Hub ook een wachtende automatische opslag van het huidige lied af.

Zoeken in Liederen controleert titel, auteur en liedtekst. Sorteer met Nieuwste of Oudste op de laatste wijziging. Archiveer dubbelen in plaats van twee concurrerende versies te bewaren.