Organisatie-instellingen

Eigenaren en beheerders openen het profielmenu en kiezen Instellingen. Editors hebben geen toegang tot de organisatie-instellingen.

Persoonlijke weergavekeuzes staan los van de organisatie-instellingen. Iedere planner kan het profielmenu openen en Weergave-instellingen kiezen. Schakel daar Volgende samenkomst tonen in om de gereedheidskaart bovenaan Agenda terug te zetten.

Organisatiegegevens

Stel organisatienaam, plaats, land en Hub-tijdzone in. Agenda-datums, herinneringen en de overdracht naar Presenter gebruiken deze tijdzone. Een wijziging verplaatst het opgeslagen moment van bestaande diensten niet; controleer daarna dus de weergave van bestaande datums en controleer de tijdzone vóór je een terugkerende serie aanmaakt.

Gebruik Gegevens exporteren (JSON) vóór een grote opruiming of verwijdering, maar behandel de download niet als back-up. Het is een JSON-overzicht ter referentie; Hub kan het niet importeren om een organisatie te herstellen. Het bevat de belangrijkste organisatie-, personen-, dienst-, rooster-, sjabloon-, lied- en auditgegevens. Bij bijlagen staat alleen metadata, niet het bestand zelf. Ook beleidsversies voor e-mailprivacy, afmeldvoorkeuren en bewaarde e-mailverzendpogingen zijn opgenomen; de privé-afmeldlinks niet. Historie van beschikbaarheidsverzoeken, koppelingen tussen geneste groepen, Presenter-syncbevestigingen en analyses of taken van Akkoordassistent ontbreken. Download ieder bestand dat je wilt bewaren afzonderlijk.

E-mailprivacy vóór verzending

Een eigenaar of beheerder opent Organisatiegegevens → Privacy bij e-mail voordat de organisatie uitnodigingen of andere Hub-mails verstuurt. Verzending blijft gepauzeerd totdat de vereiste informatie is opgeslagen.

1. Kies de rechtsgrond die de organisatie voor deze berichten heeft beoordeeld.
2. Beschrijf de werkelijke herkomst van de contactgegevens en de bestaande relatie met de ontvangers. Deze uitleg staat in de e-mails en moet dus passen bij de mensen die je benadert.
3. Leg vast waar bevoegde medewerkers het onderliggende bewijs of de beoordeling kunnen vinden. Bewaar gevoelig bewijs over personen in je eigen administratie en plak het niet in deze velden.
4. Voeg de openbare HTTPS-privacyverklaring van de organisatie en een beheerd e-mailadres voor privacyvragen toe.
5. Leg de beoordeling van bijzondere persoonsgegevens vast. Als een rooster of uitnodiging een geloofsovertuiging onthult, moet de organisatie ook beoordelen welke uitzondering voor die verwerking van toepassing is.
6. Bevestig de bestaande relatie en het operationele doel en sla op. Hub legt de beleidsversie en de verantwoordelijke beheerder vast.

Deze instellingen leggen de beoordeling van de organisatie vast. Een vinkje is geen toestemming van de ontvanger en een afmeldlink maakt een onrechtmatige eerste e-mail niet rechtmatig. De organisatie blijft verantwoordelijk voor de werkelijke rechtsgrond, het bewijs, de privacyinformatie en de toepasselijke e-mailregels. Herzie de instellingen als ontvangers, doel of verwerking veranderen; gebruik Hub-berichten voor de operationele planning van het bestaande team, niet voor ongevraagde werving of marketing.

Wat ontvangers krijgen

Organisatiemails bevatten de afzender, de uitleg over het gebruik van het adres, de privacyverklaring, het contactadres en een afmeldlink. Deze verplichte informatie blijft in de e-mail staan wanneer een bewerkbaar sjabloon verandert.

De link opent een bevestigingspagina waarvoor inloggen niet nodig is. Pas na bevestiging stoppen uitnodigingen, herinneringen, beschikbaarheidsverzoeken, roosteroverzichten en andere meldingen van de organisatie; alleen de link openen of scannen meldt iemand niet af. E-mailprogramma's die een afmeldactie aanbieden, kunnen die ook gebruiken.

Afmeldvoorkeuren gelden voor een e-mailadres binnen één organisatie. Een persoon bewerken, een dubbel record maken, opnieuw verzenden of een bericht uit de wachtrij verwerken zet die voorkeur niet terug. Een zelf aangevraagde inlog- of herstelmail blijft beschikbaar en schakelt organisatiemails niet weer in. Afmelden verwijdert geen profiel, wijst geen toewijzing af en sluit geen account; behandel zulke verzoeken afzonderlijk via het privacycontact van de organisatie.

Als een uitnodiging wordt geblokkeerd

Lees het verzendresultaat. Uitnodiging verstuurd betekent dat de e-mailprovider het bericht heeft geaccepteerd, niet dat de ontvanger het heeft ontvangen. Een beleidsblokkade, ontbrekend adres of afmelding is geen geslaagde verzending. Vraag een eigenaar of beheerder om ontbrekende instellingen aan te vullen; blijf niet proberen een afgemeld adres te benaderen en maak de persoon niet opnieuw aan om die keuze te omzeilen.

Abonnement & facturatie

Abonnement & facturatie toont het huidige abonnement, de status en informatie over verlenging. Eigenaren en beheerders kunnen maandelijkse of jaarlijkse facturatie kiezen, Abonnement beheren openen en na betaling de getoonde status opnieuw synchroniseren.

Is de betaling voltooid maar toont Hub nog het oude abonnement?

1. Wacht even totdat de betaling is verwerkt.
2. Ga terug naar Abonnement & facturatie en gebruik de actie om de abonnementsstatus te synchroniseren.
3. Ververs Hub één keer.
4. Klopt de status nog steeds niet, start dan niet nogmaals de betaling. Neem contact op met support en vermeld organisatienaam en betaaldatum.

Teamtoegang

Gebruik Teamtoegang om mensen uit te nodigen of te beheren die binnen de hele organisatie kunnen plannen.

De ontvanger moet een uitnodiging voor organisatietoegang accepteren voordat die lidmaatschap en toegang krijgt, ook als die al een ProWeave-account heeft. Alleen de uitnodiging versturen geeft geen toegang. Accepteren verlaagt een bestaande sterkere rol niet en schakelt organisatiemails na een afmelding niet weer in.

Toegangsuitnodigingen verlopen na 24 uur. Trek een openstaande uitnodiging in als het adres onjuist is en verstuur daarna een nieuwe. Eigenaren kunnen niet worden verwijderd. Controleer de gekozen rol vóór je toegang geeft; voor een roosteruitnodiging aan een vrijwilliger is geen Editor- of Beheerderstoegang nodig.

Een uitnodiging voor een dienst staat los van een uitnodiging voor organisatietoegang. Genodigden krijgen leesrechten voor de dienst, tenzij een eigenaar, beheerder of editor daar Samenwerking aanzet. Zie Een dienst plannen.

Google Agenda

Open Google Agenda en koppel een account. Kies één werkwijze:

• Alleen importeren — evenementen uit de gekozen Google-agenda in Hub lezen.
• Importeren + synchroniseren — Hub-diensten ook in de gekozen Google-agenda publiceren.

Selecteer de Google-agenda en kies Koppeling opslaan. Voor Importeren + synchroniseren moet het account de agenda kunnen bewerken.

Is Importeren + synchroniseren al actief, dan zet een andere gekozen agenda het verwijderen van gekoppelde Google-kopieën uit de oude agenda in de wachtrij en maakt Hub geschikte recente en toekomstige gepubliceerde diensten opnieuw in de nieuwe agenda. Voor het opslaan van deze verplaatsing moet je een tweede keer klikken; werk in de wachtrij kan later worden afgerond. Als je van Importeren + synchroniseren naar Alleen importeren overschakelt, worden openstaande schrijfopdrachten gewist maar blijven bestaande Google-kopieën staan. Verwijder ze in Google als je ze niet meer nodig hebt.

Start na het koppelen een import via Agenda → Uit Google Agenda of Alle diensten → Gekoppelde agenda's.

Met Importeren + synchroniseren bevat het Google-evenement de titel, datum en tijden van de Hub-dienst, plus privé-identificaties waarmee de kopieën gekoppeld blijven. Het programma, notities, bestanden, rooster, reacties van vrijwilligers en gasten blijven in Hub. Wijzigingen aan de gekoppelde dienst worden voor Google in de wachtrij gezet; verwijderen zet ook het verwijderen van de Google-kopie in de wachtrij. Als synchronisatie offline is of achterloopt, kan dit later worden uitgevoerd. Ook als je de koppeling verbreekt, blijven bestaande Google-evenementen staan.

Hub is leidend voor de titel, tijden en publicatie van gesynchroniseerde diensten. Wijzig die in Hub; aanpassingen direct in de Google-kopie kunnen door de volgende Hub-synchronisatie worden overschreven. Evenementen importeren is een afzonderlijke actie en maakt hiervan geen automatische bewerking in twee richtingen.

Gebruik Nu synchroniseren als synchronisatie achterloopt. Mislukt dit, controleer dan of het gekozen account de agenda nog mag bewerken, kies de juiste agenda, sla de koppeling op en probeer opnieuw. Maak niet als noodoplossing een tweede koppeling; daarmee kun je dubbele evenementen krijgen.

Hub bijwerken in je browser

Als er een nieuwere versie beschikbaar is, biedt een geopend Hub-tabblad Nu bijwerken en Later aan. Rond je huidige wijzigingen af en wacht tot ze zijn opgeslagen voordat je Nu bijwerken kiest; dit herlaadt de pagina en brengt je terug naar dezelfde plek. Met Later kun je verder werken en verberg je die release voor de huidige tabbladsessie. Hub herlaadt een geopend tabblad niet automatisch om een update toe te passen.

Deze browserupdate staat los van het installeren van een Presenter-desktopupdate.

Gevarenzone

Een organisatie verwijderen is definitief. Hub verwijdert de organisatie en haar Hub-gegevens en probeert gekoppelde facturatie te stoppen, integraties los te koppelen en opgeslagen bestanden te wissen. Vertrouw voor facturatie of het bewaren van bestanden niet alleen op die opruimpoging.

Vóór verwijderen:

1. Exporteer het organisatie-JSON ter referentie; je kunt de organisatie er niet mee herstellen.
2. Download alle bestanden die je wilt bewaren, want het JSON bevat alleen metadata van bijlagen.
3. Open Abonnement & facturatie → Abonnement beheren, beëindig een actief abonnement en controleer dat het niet wordt verlengd.
4. Controleer of je bent overgeschakeld naar de organisatie die je wilt verwijderen.
5. Lees de samenvatting van de verwijdering.
6. Typ de exacte organisatienaam alleen als je dit zeker weet.

Na verwijdering is er geen herstelactie. Bewaar de bevestiging van de opzegging bij je export en neem contact op met support als het abonnement nog actief lijkt.