Leden- en vrijwilligersomgeving

Hub opent op Home, met gepubliceerde kerkberichten, komende gedeelde evenementen en je groepen. De hoofdbestemmingen zijn Home, Agenda, Mensen en Mijn groepen. Op een telefoon staan onder Meer de extra tools waartoe je toegang hebt: Mijn inzet, Beschikbaarheid, Liederen, Open rollen, Aanmelden en Profiel. Leden zonder toegang om te dienen hebben geen vrijwilligersrol nodig. Externe medewerkers houden een omgeving voor uitsluitend hun eigen diensten.

Je Hub-uitnodiging accepteren

Open de persoonlijke toegangslink van je kerk of meld je aan en kies een beschikbare organisatie. Is je lidmaatschap uitgenodigd, controleer dan de kerknaam en kies Hub-uitnodiging accepteren. Je kiest afzonderlijk of je in de ledenlijst wilt staan en of je e-mail en telefoon wilt delen. Alle drie knoppen staan eerst uit. Accepteren geeft geen editor- of beheerdersrechten, schakelt organisatiemails niet weer in en accepteert geen diensttoewijzing.

Tot je accepteert, blijft gedeelde ledeninhoud verborgen. Bestaande toegang om te dienen staat hier los van: gebruik Open mijn rooster wanneer die knop wordt aangeboden om op dienstuitnodigingen te reageren. Ontbreekt een Hub-uitnodiging, vraag dan een organisator; een contactrecord of bestaand rooster activeert Hub-lidmaatschap niet vanzelf. Een opgeschort lidmaatschap kun je niet vanuit je profiel opnieuw activeren.

Kerk- en groepsberichten lezen

Home toont berichten die voor iedereen in de Hub van je kerk of voor je eigen groepen zijn gepubliceerd. Agenda toont de gedeelde evenementen die je mag zien. Zoek op titel, beschrijving of locatie. Een agenda-item is een gedeelde samenvatting; het toont geen privéprogramma, roosterreacties of bestanden. Je kunt een programma alleen openen met de afzonderlijke diensttoegang van je uitnodiging.

Mijn groepen toont je eigen groepen. Open een groep voor gepubliceerde groepsberichten en evenementen. Organisatoren beheren het lidmaatschap en de publicatie. Berichten bestaan uit platte tekst; deze versie heeft geen reacties, chat, pushmeldingen of RSVP voor evenementen.

Reageren vanuit Mijn inzet

Mijn inzet (of Mijn rooster voor een gast) toont uitnodigingen die op een reactie wachten en komende diensten die je hebt geaccepteerd of die een organisator heeft bevestigd. Kies bij een openstaande uitnodiging Accepteren, Afwijzen of Evenementdetails bekijken. Open Eerdere diensten als je een eerdere geaccepteerde of bevestigde dienst nodig hebt.

Reageer zo snel als praktisch mogelijk. Een afwijzing maakt een melding voor de organisatoren, maar kiest niet automatisch een vervanger.

Is een uitnodigingslink verlopen, ga dan terug naar het aanmeldscherm en vraag een nieuwe e-mail aan. Stuur een aanmeldlink nooit door; het is persoonlijke toegang.

Een uitgenodigde dienst openen

Gebruik Mijn inzet om een dienst te openen waarin je dient. Gasten kunnen ook Evenementen gebruiken; die lijst bevat uitsluitend hun komende uitgenodigde, geaccepteerde of bevestigde toewijzingen. Concepten en afgewezen toewijzingen worden niet getoond. De leden-Agenda is een afzonderlijke lijst met gedeelde samenvattingen.

Een uitnodiging geeft standaard leesrechten. Open Programma om het draaiboek, de duur, notities, toegewezen namen en bijlagen te bekijken. Je kunt bestanden downloaden en onder Mijn inzet je eigen uitnodigingen blijven accepteren of afwijzen. Je kunt geen duur wijzigen of personen verwijderen en ziet geen beheerlijsten met de reactiestatussen van andere teamleden of gasten.

Een eigenaar, beheerder of editor kan Samenwerking aanzetten in de kop van deze dienst. Zolang dit aanstaat, kunnen uitgenodigde vrijwilligers en gasten gebruiken:

Team & rollen om aan de bezetting en toewijzingen van de dienst te werken.
Programma om secties, onderdelen, subtaken, duur, verantwoordelijken, notities en bestanden toe te voegen of te bewerken.
Externe medewerkers om gasten voor alleen deze dienst uit te nodigen en te beheren.

Je kunt Samenwerking niet zelf aan- of uitzetten vanuit de vrijwilligersomgeving. Als een editor het uitzet, krijgt de dienst weer leesrechten en blijft het bestaande programma staan. Deze instelling verandert je eigen reacties op uitnodigingen en persoonlijke beschikbaarheid niet.

De vrijwilligersomgeving toont de plannerstabbladen Presenter en Activiteit niet. Een gast heeft alleen toegang tot precies de dienst waarvoor die is uitgenodigd, inclusief de namen die aan het programma zijn toegewezen. Gasttoegang opent niet de organisatiebrede bestemmingen Mensen of Liederen.

Voor bestanden gelden dezelfde toegangsregels als voor de rest van het programma. Bijlagen worden 30 dagen na afloop van de dienst verwijderd. Bewaar daarom een aparte kopie wanneer je een bestand langer nodig hebt.

Mensen bekijken

Open Mensen om actieve leden te zien die ervoor hebben gekozen in de ledenlijst te staan. Deze lijst is alleen-lezen: leden kunnen niemand toevoegen, bewerken, archiveren, groeperen of wijzigen. Verborgen leden en hun contactgegevens worden niet naar de ledenlijst verstuurd.

Gebruik onder Profiel de keuzes Neem mij op in de ledenlijst, Deel mijn e-mailadres en Deel mijn telefoonnummer. De knoppen werken onafhankelijk; contactgegevens zijn alleen voor andere leden zichtbaar wanneer je in de lijst staat en dat veld hebt ingeschakeld. Je eigen opgeslagen contactgegevens blijven voor jou zichtbaar. Bestaande contactdeelkeuzes voor vrijwilligers staan los van je Hub-ledenlijstkeuzes.

Werken met Liederen

Open Liederen om de gedeelde bibliotheek te bekijken, een lied toe te voegen of de tekst en akkoorden van een bestaand lied te bewerken. Zet de titel op de eerste regel en de auteur op de tweede en kies daarna Wijzigingen opslaan. Wijzigingen worden pas gedeeld nadat je ze opslaat.

Slaat iemand anders hetzelfde lied eerder op, dan bewaart Hub je concept en kun je de nieuwste versie laden of bewust jouw versie behouden. Vrijwilligers kunnen liederen niet archiveren of verwijderen. De gezamenlijke limiet van drie liederen voor het gratis abonnement geldt ook voor liederen die vanuit het portaal worden aangemaakt.

Niet-beschikbare datums vastleggen

Open Beschikbaarheid en kies Vandaag, Dit weekend, Volgende week of een eigen datumbereik. Voeg eventueel een reden toe en sla op. Komende en eerdere perioden staan apart. Verwijderen vereist een tweede bevestiging.

Een persoonlijke beschikbaarheidslink kan 30 dagen opnieuw worden geopend. Heb je een andere taakmail geopend waarmee je de beschikbaarheid niet kunt wijzigen, dan biedt de pagina Beschikbaarheid één knop Nieuwe e-mail versturen. Hub verstuurt de juiste link automatisch naar het adres in je vrijwilligersprofiel.

Een verzoek om beschikbaarheid kan je vragen om:

te bevestigen dat je geen conflicten hebt of dat je opgeslagen datums compleet zijn; of
niet-beschikbare datums toe te voegen voordat je bevestigt.

Beschikbaarheid is een waarschuwing voor de planning, geen reactie op een bestaande uitnodiging. Ben je al uitgenodigd voor een dienst waarop je niet kunt, wijs die uitnodiging dan ook af.

Je aanmelden voor een open rol

Gebruik Open rollen om gaten te bekijken in je eigen toegankelijke evenementen binnen de komende 90 dagen. Het is geen organisatiebrede lijst van alle open plekken. Amberkleurige cellen hebben een open plek; groene cellen zijn vol. Kies een open plek om een aanmelding voor die dienst en rol te beginnen.

Gebruik Aanmelden om eventueel een evenement, rol en bericht naar de organisatoren te sturen. Een aanmelding is een verzoek, geen toewijzing. Je staat pas ingeroosterd nadat een organisator de aanmelding accepteert.

Externe medewerkers kunnen zich niet aanmelden voor rollen binnen de hele organisatie.

Profiel bijwerken

Gebruik Profiel om foto, naam, telefoon, vaardigheden of tags en je Hub-ledenlijst- en contactdeelkeuzes aan te passen. Je organisatie beheert het e-mailadres voor toegang; vraag een organisator om dit zo nodig te corrigeren.

Organisatiemails stoppen

Iedere organisatiemail bevat de uitleg van de afzender, een privacyverklaring, een contactadres en een afmeldlink. Open die link en bevestig om uitnodigingen, herinneringen, beschikbaarheidsverzoeken en andere meldingen van die organisatie te stoppen. Je hebt geen account nodig en hoeft niet in te loggen; alleen de link openen meldt je nog niet af.

Je keuze geldt voor je e-mailadres binnen die organisatie. Een nieuwe uitnodiging, een dubbel persoonsrecord of opnieuw verzenden schakelt de e-mails niet weer in. Andere organisaties hebben hun eigen voorkeur. Een inlogmail die je zelf aanvraagt, blijft beschikbaar.

Afmelden wijst geen toewijzing af, verwijdert je profiel niet en sluit je account niet. Reageer afzonderlijk op bestaande uitnodigingen en gebruik het privacycontact van de organisatie voor verzoeken over je persoonsgegevens.

Als iets ontbreekt

Geen uitnodiging: vraag de organisator je e-mailadres en het verzendresultaat te controleren. Heb je je afgemeld, vraag dan zelf een inlogmail aan om je omgeving te openen.
Geen bewerkknoppen: deze dienst heeft leesrechten. Alleen een eigenaar, beheerder of editor kan Samenwerking hiervoor aanzetten.
Geen evenement: controleer de organisatie en vraag of je toegang tot het evenement hebt.
Geen Open rollen of Aanmelden: mogelijk ben je aangemeld als externe medewerker en niet als vrijwilliger van de organisatie.
Geen ledeninhoud: accepteer je Hub-uitnodiging of vraag een organisator je lidmaatschap te controleren. Gasten van één dienst kunnen de ledenlijst en groepen niet openen.
Geen roostertools of Liederen: deze hangen af van je toegang om te dienen; alleen Hub-lidmaatschap geeft die niet.
Beschikbaarheid vraagt om een andere link: kies Nieuwe e-mail versturen; je hoeft je adres niet opnieuw in te vullen.
Beschikbaarheid niet opgeslagen: controleer de verbinding en probeer opnieuw; bij een foutmelding zijn de datums niet bevestigd.
Programmawijziging ontbreekt: open het evenement opnieuw nadat Live synchronisatie is teruggekeerd.