Beginnen met Hub

Hub brengt de planning en je kerkelijke gemeenschap bij elkaar. Leden zien berichten, een gedeelde agenda, hun groepen en een ledenlijst met persoonlijke deelkeuzes. Vrijwilligers houden daarnaast hun uitnodigingen en beschikbaarheid bij onder Mijn inzet. Organisatoren bereiden diensten, roosters, programma’s, bestanden en liederen voor in de webomgeving. Wat je kunt zien, hangt af van je lidmaatschap, toegang om te dienen en organisatierol.

Overstappen vanuit WorshipTools, Planning Center, ChurchTools of een spreadsheet? Volg Migratie naar Hub om mensen over te zetten, liederen voor te bereiden en je eerste dienst opnieuw op te bouwen. Gebruik Migratie naar Presenter voor presentatiesoftware en liedbibliotheken.

Kies de juiste omgeving

Als je…	Gebruik je Hub om…
Eigenaar of beheerder bent	De organisatie, teamleden, instellingen, facturatie en alle diensten te beheren
Editor bent	Diensten aan te maken en aan hun bezetting en programma te werken
Lid bent	Gepubliceerde berichten te lezen, de gedeelde agenda en ledenlijst te bekijken en je eigen groepen te zien nadat je een Hub-uitnodiging hebt geaccepteerd
Vrijwilliger bent	Mijn inzet, beschikbaarheid en toegankelijke dienstprogramma’s te gebruiken; liederen en roostertools hangen af van je toegang. Een dienst is alleen bewerkbaar wanneer Samenwerking aanstaat
Externe medewerker bent	Alleen de dienst te bekijken waarvoor je bent uitgenodigd; meewerken kan als Samenwerking aanstaat

Ontbreekt er een pagina of actie? Controleer dan eerst of je in de juiste organisatie werkt. Vraag daarna zo nodig een eigenaar of beheerder om je toegang te controleren via Instellingen → Teamtoegang.

Deelnemen aan de Hub van je kerk

Open de persoonlijke toegangslink van je kerk of meld je aan en kies een beschikbare organisatie. Is je Hub-lidmaatschap uitgenodigd, kies dan of je in de ledenlijst wilt staan en of je e-mail of telefoon wilt delen. Kies daarna Hub-uitnodiging accepteren. Alle drie keuzes staan eerst uit. Een geïmporteerd contact of een uitnodiging om te dienen maakt je niet automatisch actief Hub-lid. Je kunt nog steeds op bestaande roosteruitnodigingen reageren zonder het Hub-lidmaatschap te accepteren.

Home, Agenda, Mensen en Mijn groepen zijn de bestemmingen voor leden. Open Meer voor de roostertools waartoe je toegang hebt en Profiel. De native iOS en Android-app gebruikt deze ledenomgeving; volledig beheer is beschikbaar via Hub op het web. Bestaande Planning-links blijven werken.

De belangrijkste onderdelen

Een dienst is één kerkdienst, repetitie of bijeenkomst op een bepaalde datum.
Een team is een inplanbaar werkgebied, zoals Aanbidding of Productie.
Een rol is een plek die je in een dienst vult, zoals Drums of Camera 1.
Een persoon is één contact. Hub-lidmaatschap en de mogelijkheid om te dienen staan los van dat record.
Een groep is een herbruikbare verzameling teamleden. Je kunt een groep ook beschikbaar maken voor een team.
Het Programma is het geordende draaiboek van een dienst. Het bevat secties, onderdelen, subtaken, notities, liederen, verantwoordelijken en bestanden.
De Rooster toont teams naast komende diensten, zodat je meerdere roosters tegelijk kunt plannen.

Plan je eerste dienst

Open Agenda en kies Dienst plannen.
Vul datum en tijd in. Kies bij Begin met voor Lege dienst, Eerdere diensten of Opgeslagen sjablonen.
Open de dienst en voeg onder Team & rollen de teams en plekken toe die je nodig hebt.
Voeg onder Programma de dienstvolgorde, liederen, notities, verantwoordelijken en bestanden toe.
Wijs teamleden of groepen toe. Nodig één team uit via de rij of kies Alle vrijwilligers uitnodigen wanneer de hele bezetting klaar is.
Controleer de reacties in de dienst. Gebruik Rooster wanneer je meerdere diensten tegelijk wilt plannen.
Open het tabblad Presenter van de dienst om te controleren wat Presenter van het actuele draaiboek kan maken.

Een toewijzing begint als Concept. Na verzending wordt die Uitgenodigd en kan de vrijwilliger accepteren of afwijzen. Behandel een concept niet als een bevestigde toezegging.

Controleer dit vóór je uitnodigt

Vraag een eigenaar of beheerder om Instellingen → Organisatiegegevens → Privacy bij e-mail in te vullen met de werkelijke beoordeling en het privacycontact van de organisatie.
Controleer of iedere vrijwilliger het juiste e-mailadres heeft en respecteer bestaande afmeldvoorkeuren.
Los rode meldingen voor niet-beschikbare teamleden op.
Controleer datum, tijd, teams en rolnamen van de dienst.
Voeg de programma-informatie toe die vrijwilligers nodig hebben voordat ze reageren.
Laat Samenwerking uit voor uitnodigingen met leesrechten of zet het voor deze dienst aan als genodigden en gasten mogen helpen het programma te bewerken.

Geeft een actie een foutmelding, ga er dan niet vanuit dat iets is opgeslagen of verzonden. Probeer het één keer opnieuw. Lijkt het scherm verouderd, wacht dan op Live synchronisatie en open de dienst opnieuw. Voor blijvende toegangs- of facturatieproblemen heb je een eigenaar of beheerder nodig.